Theo Luật bảo vệ thông tin cá nhân, Viện Đào tạo Văn hóa và Ngôn ngữ Quốc tế Đại học Sangmyung(cklc.smu.ac.kr) (còn gọi là “Viện Đào tạo Văn hóa Ngôn ngữ Quốc tế”) đã đề ra những quy định sau về việc xử lý thuận lợi những vấn đề khó khăn của người dùng liên quan đến việc bảo vệ quyền và lợi ích cũng như thông tin cá nhân. Trường hợp chỉnh sửa Quy định xử lý thông tin cá nhân, Viện Đào tạo Văn hóa và Ngôn ngữ Quốc tế sẽ thông báo thông qua Nội dung thông báo (hoặc thông báo riêng từng người) trên website.
○ Quy định này được thực thi từ ngày 1/1/2016.
- Mục đích của việc xử lý thông tin cá nhân
là Viện Đào tạo văn hóa ngôn ngữ quốc tế sẽ dùng để xử lý thông tin cá nhân với các mục đích như sau, ngoài những điều này ra sẽ không dùng với mục đích khác, trong thời điểm có sự thay đổi mục đích sử dụng sẽ tiến hành xin phép đồng ý trước.
- Xử lý thông tin cá nhân với mục đích thông báo tự do, soạn câu hỏi và viết tin - Tình trạng file thông tin cá nhân
- tên file thông tin cá nhân: Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân
- Hạng mục thông tin cá nhân : tên(nickname), mã số bí mật, thông tin IP kết nối
- Cách tiếp nhận : homepage
- Căn cứ lưu trữ : lưu trữ để soạn, sửa đổi, xóa tin
- Thời gian lưu trữ : 3 năm
- Quy định liên quan : lưu trữ về việc thu thập/xử lý và sử dụng thông tin cá nhân: 3 năm
- Người sử dụng quyền lợi, nghĩa vụ của pháp nhân thông tin, thực hiện các điều đó có thể thực hiện quyền lợi sau đây với tư cách là pháp nhân thông tin cá nhân
- Pháp nhân thông tin có thể thực hiện quyền lợi liên quan đến việc bảo vệ thông tin cá nhân theo các khoản mục dưới đây bất cứ lúc nào với Viện Đào tạo Văn hóa và Ngôn ngữ Quốc tế Đại học Sangmyung.
- ① Yêu cầu xem thông tin cá nhân
- ② Trường hợp có sai sót yêu cầu đính chính
- ③ Yêu cầu xóa
- ④ Yêu cầu dừng xử lý
- Theo Khoản 1, việc thực hiện quyền lợi có thể thông qua văn bản, thư điện tử, hỏa tốc (FAX) … theo mẫu số 8 theo Quy định Luật Bảo vệ thông tin đối với Viện Đào tạo Văn hóa và Ngôn ngữ Quốc tế Đại học Sangmyung và Viện sẽ được xử lý không trì hoãn những điều này.
- Trường hợp pháp nhân thông tin yêu cầu xóa hoặc đính chính về những sai sót thông tin cá nhân, Viện Đào tạo Văn hóa và Ngôn ngữ Quốc tế sẽ sử dụng thông tin cá nhân liên quan hoặc không cung cấp cho đến khi sửa và xóa hoàn tất.
- Việc thực hiện các quyền lợi theo Điều 1 có thể được thực hiện thông qua người đại diện hợp pháp của pháp nhân thông tin hoặc đại diện đã được ủy quyền. Trong trường hợp này, phải nộp giấy ủy quyền theo Mẫu 11 của Quy định thực thi luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân.
- Pháp nhân thông tin có thể thực hiện quyền lợi liên quan đến việc bảo vệ thông tin cá nhân theo các khoản mục dưới đây bất cứ lúc nào với Viện Đào tạo Văn hóa và Ngôn ngữ Quốc tế Đại học Sangmyung.
- Soạn các hạng mục thông tin cá nhân được xử lý
Viện Đào tạo Văn hóa và Ngôn ngữ Quốc tế đang xử lý các hạng mục thông tin cá nhân như sau
- Hạng mục cần thiết : tên(nickname), mã số bí mật, thông tin IP kết nối
- Hủy thông tin cá nhân
Viện Văn hóa Ngôn ngữ Quốc tế loại bỏ thông tin cá nhân không trì trễ khi mục đích xử lý thông tin cá nhân đạt được theo quy định. Các thủ tục, thời hạn và phương thức hủy như sau.
- Trình tự hủy bỏ: Các thông tin được nhập bởi người dùng sau khi hoàn thành mục đích sẽ bị hủy sau một khoảng thời gian nhất định hoặc bị xóa bỏ ngay lập tức theo các chính sách nội bộ và các luật và quy định có liên quan khác. Khi đó, thông tin cá nhân được chuyển sang DB và không được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác trừ khi theo luật pháp. Khi thông tin cá nhân của người dùng đã hết hạn, trong vòng 5 ngày kể từ khi kết thúc giai đoạn lưu giữ, nếu thông tin cá nhân hoàn thành mục đích xử lý thông tin cá nhân, hủy dịch vụ hoặc dừng hoạt động … thì những thông tin đó trở nên không cần thiết sẽ hủy thông tin cá nhân trong vòng năm ngày kể từ ngày được ấn định việc xử lý thông tin cá nhân không cần thiết nữa.
- 2. Biện pháp nâng cao an toàn thông tin cá nhân
- Tối thiểu hóa và đào tạo nhân viên xử lý thông tin cá nhân
Chỉ định nhân viên xử lý thông tin cá nhân, giới hạn tối đa số người phụ trách và tiến hành đối sách quản lý thông tin cá nhân.Đối sách kỹ thuật dự phòng hacking - Viện Đào tạo Văn hóa và Ngôn ngữ Quốc tế cài đặt các chương trình bảo an, cập nhật và kiểm tra định kỳ để ngăn chặn việc lộ và phá hủy thoong tin cá nhân do virus máy tính hay hacking, … Viện cài đặt hệ thống được khống chế các tiếp cận từ bên ngoài, giám sát, ngăn chặn về mặt kỹ thuật/vật lý.
- Mã hóa thông tin cá nhân
Thông tin cá nhân của người dùng được mã hóa và lưu trữ và quản lý để chỉ người dùng có thể biết và dữ liệu quan trọng đang sử dụng chức năng bảo mật riêng biệt như mã hóa tệp và dữ liệu truyền hoặc sử dụng chức năng khóa tệp. - Bảo quản ghi chú tiếp nhận và chống làm giả
Bảo quản và quản lý tối thiểu trên 6 tháng về việc ghi chú tiếp nhận trên hệ thống xử lý thông tin cá nhân, sử dụng các tính năng bảo an để tránh làm giả, mất, thất lạc các ghi chú tiếp nhận - Giới hạn tiếp cận thông tin cá nhân
Thực hiện các biện pháp cần thiết để kiểm soát quyền truy cập thông tin cá nhân thông qua việc cấp, sửa đổi và xóa quyền truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu xử lý thông tin cá nhân.
- Tối thiểu hóa và đào tạo nhân viên xử lý thông tin cá nhân
- Viện Đào tạo Văn hóa Ngôn ngữ
Quốc tế người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân sử dụng service và có thể hỏi các nội dung liên quan đến thắc mắc, xử lý không thỏa đáng, thiệt hại về thông tin cá nhân khi xảy ra với tư cách là người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân. Viện Đào tạo Văn hóa Ngôn ngữ Quốc tế sẽ ngay lập tức giải đáp thắc mắc và xử lý cụ thể thông tin.
- 4. Thay đổi các quy định xử lý thông tin cá nhân
Trong trường hợp có sự thêm, xóa, sửa đổi nội dung thay đổi về việc áp dụng ngày thực thi, luật, quy định thì phải thông qua nội dung thông báo từ trước 7 ngày thực hiện nội dung thay đổi và công bố.